O módulo de CRM (Customer Relationship Management) do MASTERSOFTWARE® foi concebido para gerir o ciclo completo de relacionamento com clientes e potenciais clientes. Desde o primeiro contacto até ao fecho da venda, todas as interações, propostas e tarefas podem ser registadas, acompanhadas e automatizadas num ambiente centralizado e personalizável.

Finalidade do CRM

O objetivo do CRM é melhorar o acompanhamento de leads, aumentar a taxa de conversão, fortalecer o relacionamento com clientes e permitir que equipas comerciais e de apoio colaborem com visibilidade total sobre cada oportunidade.

Com este módulo, é possível:

  • Criar funis de vendas e acompanhamento comercial
  • Registar oportunidades, tarefas e propostas
  • Acompanhar o histórico de comunicações e atividades
  • Automatizar interações com o cliente
  • Obter relatórios e previsões baseados em dados reais

Estrutura do CRM

O CRM está organizado em torno de três elementos principais:

  • Funis: Representam os diferentes tipos de fluxos comerciais existentes na empresa, como aquisição de novos clientes, vendas internas, renovações ou suporte técnico.
  • Oportunidades: Registos comerciais que representam negócios em curso. Cada oportunidade está associada a um cliente, tem um valor estimado, uma etapa no funil e uma data de fecho prevista.
  • Interações e atividades: Incluem todos os contactos realizados com o cliente, como chamadas, reuniões, emails, mensagens e tarefas atribuídas a membros da equipa.

Criação de funis comerciais

Os funis são definidos de acordo com o tipo de processo comercial da empresa. Para criar um novo funil, o utilizador deve:

  1. Aceder a Definições > CRM > Funis
  2. Clicar em “Novo Funil”
  3. Atribuir um nome (ex: “Vendas B2B”, “Renovações”, “Onboarding”)
  4. Criar as etapas do funil com a ordem pretendida
  5. Definir os responsáveis e regras de cada etapa, se necessário
  6. Guardar

Cada oportunidade criada pode depois ser atribuída a um destes funis.

Gestão de oportunidades

As oportunidades são o centro da atividade comercial. Para criar uma nova:

  1. Aceder a CRM > Oportunidades
  2. Clicar em “Nova Oportunidade”
  3. Preencher os dados:
    • Cliente associado
    • Valor estimado
    • Data prevista de fecho
    • Etapa inicial
    • Funil a utilizar
  4. Guardar

Durante o ciclo de vida da oportunidade, esta pode transitar entre etapas, com automatismos aplicados a cada mudança (ex: enviar email, criar proposta, notificar responsável).

Cada oportunidade possui um histórico completo de interações, alterações, documentos anexados e tarefas associadas.

Registo de interações e atividades

É fundamental registar todas as ações de contacto com o cliente, de forma a manter um histórico fiável e partilhado. As interações podem incluir:

  • Chamadas telefónicas
  • Emails enviados ou recebidos
  • Reuniões presenciais ou online
  • Mensagens WhatsApp, SMS ou chat
  • Tarefas ou lembretes

Para registar uma nova interação:

  1. Aceder à ficha da oportunidade ou do cliente
  2. Clicar em “Nova Interação”
  3. Escolher o tipo de interação
  4. Escrever o conteúdo ou observação
  5. Associar data, hora e responsável, se aplicável
  6. Guardar

O sistema permite ainda associar estas interações a processos, propostas ou contratos.

Visualização dos funis

As oportunidades podem ser visualizadas em diferentes formatos:

  • Vista Kanban: Organizadas por etapas do funil, ideal para acompanhamento diário
  • Vista de lista: Com filtros por data, valor, responsável, estado
  • Vista de calendário: Baseada na data prevista de fecho
  • Vista de mapa: Quando ativada, permite ver oportunidades por localização geográfica

Estas visualizações ajudam a equipa comercial a priorizar ações, identificar gargalos e tomar decisões informadas.

Boas práticas de utilização

  • Criar diferentes funis para diferentes ciclos comerciais ou equipas
  • Atualizar regularmente a etapa e os dados da oportunidade
  • Registar todas as interações, mesmo as informais, para manter histórico fiável
  • Usar etiquetas e categorias para segmentação posterior
  • Atribuir tarefas a membros da equipa para garantir seguimento
  • Utilizar previsões e relatórios para analisar a performance comercial