O módulo de CRM (Customer Relationship Management) do MASTERSOFTWARE® foi concebido para gerir o ciclo completo de relacionamento com clientes e potenciais clientes. Desde o primeiro contacto até ao fecho da venda, todas as interações, propostas e tarefas podem ser registadas, acompanhadas e automatizadas num ambiente centralizado e personalizável.
Finalidade do CRM
O objetivo do CRM é melhorar o acompanhamento de leads, aumentar a taxa de conversão, fortalecer o relacionamento com clientes e permitir que equipas comerciais e de apoio colaborem com visibilidade total sobre cada oportunidade.
Com este módulo, é possível:
- Criar funis de vendas e acompanhamento comercial
- Registar oportunidades, tarefas e propostas
- Acompanhar o histórico de comunicações e atividades
- Automatizar interações com o cliente
- Obter relatórios e previsões baseados em dados reais
Estrutura do CRM
O CRM está organizado em torno de três elementos principais:
- Funis: Representam os diferentes tipos de fluxos comerciais existentes na empresa, como aquisição de novos clientes, vendas internas, renovações ou suporte técnico.
- Oportunidades: Registos comerciais que representam negócios em curso. Cada oportunidade está associada a um cliente, tem um valor estimado, uma etapa no funil e uma data de fecho prevista.
- Interações e atividades: Incluem todos os contactos realizados com o cliente, como chamadas, reuniões, emails, mensagens e tarefas atribuídas a membros da equipa.
Criação de funis comerciais
Os funis são definidos de acordo com o tipo de processo comercial da empresa. Para criar um novo funil, o utilizador deve:
- Aceder a Definições > CRM > Funis
- Clicar em “Novo Funil”
- Atribuir um nome (ex: “Vendas B2B”, “Renovações”, “Onboarding”)
- Criar as etapas do funil com a ordem pretendida
- Definir os responsáveis e regras de cada etapa, se necessário
- Guardar
Cada oportunidade criada pode depois ser atribuída a um destes funis.
Gestão de oportunidades
As oportunidades são o centro da atividade comercial. Para criar uma nova:
- Aceder a CRM > Oportunidades
- Clicar em “Nova Oportunidade”
- Preencher os dados:
- Cliente associado
- Valor estimado
- Data prevista de fecho
- Etapa inicial
- Funil a utilizar
- Guardar
Durante o ciclo de vida da oportunidade, esta pode transitar entre etapas, com automatismos aplicados a cada mudança (ex: enviar email, criar proposta, notificar responsável).
Cada oportunidade possui um histórico completo de interações, alterações, documentos anexados e tarefas associadas.
Registo de interações e atividades
É fundamental registar todas as ações de contacto com o cliente, de forma a manter um histórico fiável e partilhado. As interações podem incluir:
- Chamadas telefónicas
- Emails enviados ou recebidos
- Reuniões presenciais ou online
- Mensagens WhatsApp, SMS ou chat
- Tarefas ou lembretes
Para registar uma nova interação:
- Aceder à ficha da oportunidade ou do cliente
- Clicar em “Nova Interação”
- Escolher o tipo de interação
- Escrever o conteúdo ou observação
- Associar data, hora e responsável, se aplicável
- Guardar
O sistema permite ainda associar estas interações a processos, propostas ou contratos.
Visualização dos funis
As oportunidades podem ser visualizadas em diferentes formatos:
- Vista Kanban: Organizadas por etapas do funil, ideal para acompanhamento diário
- Vista de lista: Com filtros por data, valor, responsável, estado
- Vista de calendário: Baseada na data prevista de fecho
- Vista de mapa: Quando ativada, permite ver oportunidades por localização geográfica
Estas visualizações ajudam a equipa comercial a priorizar ações, identificar gargalos e tomar decisões informadas.
Boas práticas de utilização
- Criar diferentes funis para diferentes ciclos comerciais ou equipas
- Atualizar regularmente a etapa e os dados da oportunidade
- Registar todas as interações, mesmo as informais, para manter histórico fiável
- Usar etiquetas e categorias para segmentação posterior
- Atribuir tarefas a membros da equipa para garantir seguimento
- Utilizar previsões e relatórios para analisar a performance comercial