O Módulo de Entidades é a base estrutural do MASTERSOFTWARE®, responsável por organizar e relacionar os principais registos da empresa, como clientes, fornecedores, produtos, contactos e processos. Todas as áreas da plataforma estão interligadas com este módulo, sendo por isso fundamental compreendê-lo logo desde o início.

O que são entidades

Entidades são conjuntos de dados estruturados que representam os elementos com os quais a empresa interage. Cada entidade contém informações específicas e pode estar ligada a outras entidades através de vínculos automáticos.

Exemplos de entidades:

  • Clientes
  • Fornecedores
  • Produtos
  • Contactos
  • Processos
  • Projetos
  • Equipamentos
  • Colaboradores

Cada empresa poderá utilizar as entidades padrão ou criar novas entidades personalizadas conforme a sua atividade.

Ficha de entidade

Cada registo dentro de uma entidade possui a sua própria ficha, composta por:

  • Campos fixos e personalizados (ex: nome, NIF, categoria, estado)
  • Separadores temáticos (ex: dados gerais, contactos associados, histórico, documentos)
  • Vínculos com outras entidades (ex: processos, tarefas, contratos)
  • Registo automático de alterações, interações e anexos

A ficha pode ser configurada para incluir apenas os campos relevantes ao negócio da empresa.

Criação de novos registos

Para criar um novo registo numa entidade, o utilizador deve:

  1. Aceder ao módulo correspondente (ex: Entidades > Clientes)
  2. Clicar em “Novo”
  3. Preencher os campos obrigatórios
  4. Associar outras entidades, se necessário (ex: contacto, processo, oportunidade)
  5. Guardar

O sistema pode incluir validações obrigatórias, visibilidade condicional de campos e preenchimento automático de certos dados com base na lógica da empresa.

Campos personalizados

A estrutura de cada entidade pode ser modificada através da criação de campos personalizados. Estes campos permitem adaptar a ficha a diferentes sectores, produtos ou serviços, sem recorrer a desenvolvimento externo.

Tipos de campo disponíveis:

  • Texto
  • Número
  • Data
  • Menu de seleção
  • Caixa de verificação
  • Relacionamento com outra entidade
  • Campo com IA integrada
  • Campo encriptado (sensível)

Os campos podem ser organizados por secções, com diferentes regras de visualização e obrigatoriedade.

Visualização dos dados

Os registos de cada entidade podem ser visualizados de várias formas, dependendo da necessidade do utilizador:

  • Vista de lista (formato tabela, com filtros e colunas configuráveis)
  • Vista Kanban (organização por etapas, útil para processos ou funis)
  • Vista de calendário (ideal para datas-chave como reuniões ou entregas)
  • Vista de pré-visualização rápida (lista com painel lateral expandido)

Cada utilizador pode selecionar a sua vista preferida por entidade.

Vínculos entre entidades

O sistema permite criar relações automáticas entre diferentes entidades. Por exemplo:

  • Um cliente pode estar associado a múltiplos contactos, propostas, tarefas e projetos
  • Um produto pode estar vinculado a ordens de produção, fichas técnicas e encomendas
  • Um processo pode envolver entidades como cliente, fornecedor, equipamento e contrato

Estes vínculos permitem visualizar rapidamente toda a informação relacionada sem sair da ficha principal.

Boas práticas de utilização

  • Personalizar as fichas com campos e secções adaptadas ao negócio
  • Utilizar categorias e etiquetas para facilitar a segmentação
  • Evitar a duplicação de dados, utilizando a pesquisa antes de criar um novo registo
  • Aproveitar os vínculos para garantir uma visão completa e integrada
  • Atualizar os registos com frequência para manter a base de dados limpa e atualizada