O Módulo de Entidades é a base estrutural do MASTERSOFTWARE®, responsável por organizar e relacionar os principais registos da empresa, como clientes, fornecedores, produtos, contactos e processos. Todas as áreas da plataforma estão interligadas com este módulo, sendo por isso fundamental compreendê-lo logo desde o início.
O que são entidades
Entidades são conjuntos de dados estruturados que representam os elementos com os quais a empresa interage. Cada entidade contém informações específicas e pode estar ligada a outras entidades através de vínculos automáticos.
Exemplos de entidades:
- Clientes
- Fornecedores
- Produtos
- Contactos
- Processos
- Projetos
- Equipamentos
- Colaboradores
Cada empresa poderá utilizar as entidades padrão ou criar novas entidades personalizadas conforme a sua atividade.
Ficha de entidade
Cada registo dentro de uma entidade possui a sua própria ficha, composta por:
- Campos fixos e personalizados (ex: nome, NIF, categoria, estado)
- Separadores temáticos (ex: dados gerais, contactos associados, histórico, documentos)
- Vínculos com outras entidades (ex: processos, tarefas, contratos)
- Registo automático de alterações, interações e anexos
A ficha pode ser configurada para incluir apenas os campos relevantes ao negócio da empresa.
Criação de novos registos
Para criar um novo registo numa entidade, o utilizador deve:
- Aceder ao módulo correspondente (ex: Entidades > Clientes)
- Clicar em “Novo”
- Preencher os campos obrigatórios
- Associar outras entidades, se necessário (ex: contacto, processo, oportunidade)
- Guardar
O sistema pode incluir validações obrigatórias, visibilidade condicional de campos e preenchimento automático de certos dados com base na lógica da empresa.
Campos personalizados
A estrutura de cada entidade pode ser modificada através da criação de campos personalizados. Estes campos permitem adaptar a ficha a diferentes sectores, produtos ou serviços, sem recorrer a desenvolvimento externo.
Tipos de campo disponíveis:
- Texto
- Número
- Data
- Menu de seleção
- Caixa de verificação
- Relacionamento com outra entidade
- Campo com IA integrada
- Campo encriptado (sensível)
Os campos podem ser organizados por secções, com diferentes regras de visualização e obrigatoriedade.
Visualização dos dados
Os registos de cada entidade podem ser visualizados de várias formas, dependendo da necessidade do utilizador:
- Vista de lista (formato tabela, com filtros e colunas configuráveis)
- Vista Kanban (organização por etapas, útil para processos ou funis)
- Vista de calendário (ideal para datas-chave como reuniões ou entregas)
- Vista de pré-visualização rápida (lista com painel lateral expandido)
Cada utilizador pode selecionar a sua vista preferida por entidade.
Vínculos entre entidades
O sistema permite criar relações automáticas entre diferentes entidades. Por exemplo:
- Um cliente pode estar associado a múltiplos contactos, propostas, tarefas e projetos
- Um produto pode estar vinculado a ordens de produção, fichas técnicas e encomendas
- Um processo pode envolver entidades como cliente, fornecedor, equipamento e contrato
Estes vínculos permitem visualizar rapidamente toda a informação relacionada sem sair da ficha principal.
Boas práticas de utilização
- Personalizar as fichas com campos e secções adaptadas ao negócio
- Utilizar categorias e etiquetas para facilitar a segmentação
- Evitar a duplicação de dados, utilizando a pesquisa antes de criar um novo registo
- Aproveitar os vínculos para garantir uma visão completa e integrada
- Atualizar os registos com frequência para manter a base de dados limpa e atualizada