O MASTERSOFTWARE® permite criar e gerir processos personalizados (também conhecidos como workflows), que representam fluxos de trabalho dentro da organização. Estes processos são adaptáveis à lógica de cada empresa e permitem acompanhar o percurso de uma entidade (por exemplo, uma oportunidade de venda ou um pedido técnico) ao longo de várias etapas.
O que é um processo
Um processo é uma sequência de etapas por onde uma entidade passa, com regras bem definidas de transição entre essas etapas. Cada processo pode ter diferentes automatismos associados, responsáveis atribuídos, e validações obrigatórias. O objetivo é garantir uma gestão visual e eficiente do ciclo de vida de cada atividade da empresa.
Os processos podem ser aplicados a diferentes contextos, tais como:
- Ciclos comerciais (leads e oportunidades)
- Processos de suporte técnico ou pós-venda
- Pedidos internos (compras, orçamentos, aprovações)
- Recrutamento e integração de novos colaboradores
- Produção e fabrico de produtos
Componentes de um processo
Cada processo no MASTERSOFTWARE® é constituído por:
- Etapas: Fases distintas do fluxo de trabalho (ex: “Novo”, “Em Análise”, “Aprovado”, “Concluído”)
- Transições: Regras que permitem a passagem de uma etapa para outra
- Condições de transição: Validações obrigatórias para avançar (ex: preencher campos, anexar documento)
- Automatismos: Ações automáticas que ocorrem quando se entra numa etapa (ex: enviar email, criar tarefa)
- Responsáveis por etapa: Atribuição de utilizadores ou grupos que gerem cada fase
- Campos específicos por etapa: Informação solicitada apenas em determinadas fases
Criação de um processo
Para criar um novo processo, deve seguir os seguintes passos:
- Aceder a Definições > Processos
- Clicar em “Novo Processo”
- Definir o nome do processo e a entidade associada (ex: Cliente, Projeto, Pedido)
- Criar as etapas desejadas, ordenadas conforme o fluxo pretendido
- Configurar as transições entre etapas, com validações se necessário
- Associar automatismos a etapas específicas (ex: envio de notificação, criação de evento)
- Guardar e ativar
Uma vez criado, o processo pode ser utilizado por todos os utilizadores com permissões para a entidade em questão.
Automatismos aplicáveis
É possível associar ações automáticas às transições ou à entrada em determinadas etapas. Exemplos comuns:
- Enviar email ao cliente quando a proposta entra em “Em Aprovação”
- Criar automaticamente uma tarefa para o responsável comercial
- Alterar o estado de um campo (ex: “Situação” passa a “Fechado com sucesso”)
- Gerar um documento a partir de um modelo
- Registar uma interação interna
Estes automatismos reduzem tarefas repetitivas e garantem consistência nos fluxos operacionais.
Visualização do processo
Os processos podem ser visualizados de diferentes formas, facilitando a gestão operacional:
- Vista Kanban: Ideal para acompanhar o progresso visual por etapa
- Vista de lista: Útil para análises, filtros e exportações
- Vista de calendário: Para processos com prazos definidos por etapa
- Vista de linha temporal: Acompanha todas as interações e transições de um processo ao longo do tempo
Cada utilizador pode alternar entre as visualizações consoante o seu perfil de trabalho.
Exemplos práticos de processos
Processo Comercial (Funil de Vendas)
Etapas: Novo Lead → Qualificação → Proposta Enviada → Negociação → Fechado (Ganho/Perdido)
Processo de Recrutamento
Etapas: Candidatura Recebida → Análise Curricular → Entrevista → Proposta → Integração
Processo de Pedido Interno
Etapas: Pedido Criado → Em Validação → Aprovado → Executado
Boas práticas
- Definir etapas com nomes claros e objetivos
- Criar condições de transição para garantir qualidade na informação recolhida
- Automatizar tarefas simples e repetitivas
- Usar responsáveis por etapa para facilitar encaminhamento
- Rever processos periodicamente e ajustá-los à realidade da empresa