O MASTERSOFTWARE® permite criar e gerir processos personalizados (também conhecidos como workflows), que representam fluxos de trabalho dentro da organização. Estes processos são adaptáveis à lógica de cada empresa e permitem acompanhar o percurso de uma entidade (por exemplo, uma oportunidade de venda ou um pedido técnico) ao longo de várias etapas.

O que é um processo

Um processo é uma sequência de etapas por onde uma entidade passa, com regras bem definidas de transição entre essas etapas. Cada processo pode ter diferentes automatismos associados, responsáveis atribuídos, e validações obrigatórias. O objetivo é garantir uma gestão visual e eficiente do ciclo de vida de cada atividade da empresa.

Os processos podem ser aplicados a diferentes contextos, tais como:

  • Ciclos comerciais (leads e oportunidades)
  • Processos de suporte técnico ou pós-venda
  • Pedidos internos (compras, orçamentos, aprovações)
  • Recrutamento e integração de novos colaboradores
  • Produção e fabrico de produtos

Componentes de um processo

Cada processo no MASTERSOFTWARE® é constituído por:

  • Etapas: Fases distintas do fluxo de trabalho (ex: “Novo”, “Em Análise”, “Aprovado”, “Concluído”)
  • Transições: Regras que permitem a passagem de uma etapa para outra
  • Condições de transição: Validações obrigatórias para avançar (ex: preencher campos, anexar documento)
  • Automatismos: Ações automáticas que ocorrem quando se entra numa etapa (ex: enviar email, criar tarefa)
  • Responsáveis por etapa: Atribuição de utilizadores ou grupos que gerem cada fase
  • Campos específicos por etapa: Informação solicitada apenas em determinadas fases

Criação de um processo

Para criar um novo processo, deve seguir os seguintes passos:

  1. Aceder a Definições > Processos
  2. Clicar em “Novo Processo”
  3. Definir o nome do processo e a entidade associada (ex: Cliente, Projeto, Pedido)
  4. Criar as etapas desejadas, ordenadas conforme o fluxo pretendido
  5. Configurar as transições entre etapas, com validações se necessário
  6. Associar automatismos a etapas específicas (ex: envio de notificação, criação de evento)
  7. Guardar e ativar

Uma vez criado, o processo pode ser utilizado por todos os utilizadores com permissões para a entidade em questão.

Automatismos aplicáveis

É possível associar ações automáticas às transições ou à entrada em determinadas etapas. Exemplos comuns:

  • Enviar email ao cliente quando a proposta entra em “Em Aprovação”
  • Criar automaticamente uma tarefa para o responsável comercial
  • Alterar o estado de um campo (ex: “Situação” passa a “Fechado com sucesso”)
  • Gerar um documento a partir de um modelo
  • Registar uma interação interna

Estes automatismos reduzem tarefas repetitivas e garantem consistência nos fluxos operacionais.

Visualização do processo

Os processos podem ser visualizados de diferentes formas, facilitando a gestão operacional:

  • Vista Kanban: Ideal para acompanhar o progresso visual por etapa
  • Vista de lista: Útil para análises, filtros e exportações
  • Vista de calendário: Para processos com prazos definidos por etapa
  • Vista de linha temporal: Acompanha todas as interações e transições de um processo ao longo do tempo

Cada utilizador pode alternar entre as visualizações consoante o seu perfil de trabalho.

Exemplos práticos de processos

Processo Comercial (Funil de Vendas)
Etapas: Novo Lead → Qualificação → Proposta Enviada → Negociação → Fechado (Ganho/Perdido)

Processo de Recrutamento
Etapas: Candidatura Recebida → Análise Curricular → Entrevista → Proposta → Integração

Processo de Pedido Interno
Etapas: Pedido Criado → Em Validação → Aprovado → Executado

Boas práticas

  • Definir etapas com nomes claros e objetivos
  • Criar condições de transição para garantir qualidade na informação recolhida
  • Automatizar tarefas simples e repetitivas
  • Usar responsáveis por etapa para facilitar encaminhamento
  • Rever processos periodicamente e ajustá-los à realidade da empresa