O módulo DRIVE do MASTERSOFTWARE® é responsável pela gestão centralizada de todos os documentos digitais da empresa. Este módulo permite armazenar, organizar, partilhar e controlar ficheiros de forma segura e colaborativa, assegurando rastreabilidade, conformidade com o RGPD e integração com os processos empresariais.

A gestão documental é transversal a toda a plataforma, podendo ser utilizada em conjunto com clientes, processos, contratos, produção, recursos humanos e suporte técnico.

Organização documental

Os documentos podem ser organizados por pastas, categorias ou entidades. A estrutura é flexível e personalizável por tipo de ficheiro, departamento ou fluxo de trabalho.

Exemplos comuns de organização:

  • Documentos por cliente ou fornecedor
  • Dossiers por projeto ou contrato
  • Fichas técnicas por produto
  • Pastas internas por área (financeira, comercial, legal, produção)

A criação de pastas pode ser manual ou automática, por exemplo, ao criar um novo cliente ou processo.

Tipos de ficheiros suportados

O DRIVE aceita todo o tipo de ficheiros comuns, incluindo:

  • Documentos (PDF, DOCX, XLSX)
  • Imagens (JPG, PNG)
  • Vídeos e áudios
  • Arquivos comprimidos (ZIP, RAR)
  • Ficheiros CAD ou outros formatos técnicos

Os documentos podem ser carregados por arrastar e largar, integrados via email, ou gerados diretamente a partir do sistema (ex: fatura, relatório, proposta).

Permissões e segurança

O acesso aos documentos é controlado através de perfis e regras de permissão. Cada ficheiro ou pasta pode ter definições próprias, incluindo:

  • Acesso apenas por determinado utilizador, grupo ou função
  • Autorização para editar, visualizar ou comentar
  • Proteção por palavra-passe
  • Validade de partilha (expiração de links públicos)
  • Registo de acessos e downloads

O sistema assegura total conformidade com o RGPD, incluindo funcionalidades de anonimização, bloqueio de acesso a dados sensíveis e encriptação.

Registo de versões e histórico

Cada vez que um documento é editado ou substituído, o sistema regista uma nova versão, mantendo o histórico anterior disponível.

Funcionalidades incluídas:

  • Comparação entre versões
  • Recuperação de versões anteriores
  • Identificação de alterações (autor, data, hora)
  • Registo completo de ações sobre o documento (carregamento, partilha, atualização, eliminação)

Este controlo é fundamental para auditoria, rastreabilidade e conformidade documental.

Aprovação de documentos por hierarquia ou fluxo

O módulo inclui a funcionalidade de fluxos de aprovação, permitindo configurar regras de validação com base em hierarquias ou critérios pré-definidos.

Exemplos de aplicação:

  • Um contrato só é válido após aprovação do departamento jurídico
  • Um documento técnico precisa da validação de um engenheiro responsável
  • Um relatório financeiro exige a validação sequencial de três níveis de gestão

A configuração do fluxo inclui:

  • Definição das etapas de aprovação
  • Atribuição de utilizadores responsáveis por cada etapa
  • Regras condicionais (por valor, tipo de documento, entidade associada)
  • Notificações automáticas e registos de validação

Os documentos ficam com estado visível (ex: Pendente, Em Aprovação, Aprovado, Rejeitado) e só podem ser utilizados ou partilhados após aprovação, conforme definido.

Gestão de validade e abate documental

Cada documento pode ter um campo associado para definição de data de validade ou expiração, que serve para:

  • Gestão de prazos legais ou contratuais
  • Renovação de documentos periódicos (ex: seguros, licenças, certificações)
  • Identificação de documentos caducados
  • Automatização do abate documental conforme a política da empresa

O sistema permite:

  • Alertas automáticos antes da expiração
  • Criação de tarefas para revisão ou renovação
  • Registo de abate e justificação
  • Bloqueio de utilização de documentos vencidos, quando aplicável

Estas regras podem ser associadas a fluxos documentais ou processos internos.

Integração com outras áreas

O módulo DRIVE está integrado com todas as áreas do sistema:

  • CRM (documentos associados a clientes, oportunidades, propostas)
  • ERP (faturas, recibos, contratos, comprovativos)
  • Produção (fichas técnicas, instruções de trabalho, relatórios de qualidade)
  • RH (documentação de colaboradores, contratos de trabalho)
  • Suporte (documentação técnica, registos de assistência)

Os documentos podem ser automaticamente anexados a entidades e consultados diretamente a partir do registo onde foram inseridos.

Boas práticas de gestão documental

  • Definir convenções de nomes para ficheiros e pastas
  • Utilizar metadados e etiquetas para facilitar a pesquisa
  • Criar modelos para documentos recorrentes
  • Aplicar permissões específicas em documentos críticos
  • Estabelecer regras de revisão periódica
  • Utilizar a funcionalidade de aprovação sempre que o conteúdo exija validação formal
  • Ativar alertas de validade em documentos com impacto legal ou operacional