O módulo DRIVE do MASTERSOFTWARE® é responsável pela gestão centralizada de todos os documentos digitais da empresa. Este módulo permite armazenar, organizar, partilhar e controlar ficheiros de forma segura e colaborativa, assegurando rastreabilidade, conformidade com o RGPD e integração com os processos empresariais.
A gestão documental é transversal a toda a plataforma, podendo ser utilizada em conjunto com clientes, processos, contratos, produção, recursos humanos e suporte técnico.
Organização documental
Os documentos podem ser organizados por pastas, categorias ou entidades. A estrutura é flexível e personalizável por tipo de ficheiro, departamento ou fluxo de trabalho.
Exemplos comuns de organização:
- Documentos por cliente ou fornecedor
- Dossiers por projeto ou contrato
- Fichas técnicas por produto
- Pastas internas por área (financeira, comercial, legal, produção)
A criação de pastas pode ser manual ou automática, por exemplo, ao criar um novo cliente ou processo.
Tipos de ficheiros suportados
O DRIVE aceita todo o tipo de ficheiros comuns, incluindo:
- Documentos (PDF, DOCX, XLSX)
- Imagens (JPG, PNG)
- Vídeos e áudios
- Arquivos comprimidos (ZIP, RAR)
- Ficheiros CAD ou outros formatos técnicos
Os documentos podem ser carregados por arrastar e largar, integrados via email, ou gerados diretamente a partir do sistema (ex: fatura, relatório, proposta).
Permissões e segurança
O acesso aos documentos é controlado através de perfis e regras de permissão. Cada ficheiro ou pasta pode ter definições próprias, incluindo:
- Acesso apenas por determinado utilizador, grupo ou função
- Autorização para editar, visualizar ou comentar
- Proteção por palavra-passe
- Validade de partilha (expiração de links públicos)
- Registo de acessos e downloads
O sistema assegura total conformidade com o RGPD, incluindo funcionalidades de anonimização, bloqueio de acesso a dados sensíveis e encriptação.
Registo de versões e histórico
Cada vez que um documento é editado ou substituído, o sistema regista uma nova versão, mantendo o histórico anterior disponível.
Funcionalidades incluídas:
- Comparação entre versões
- Recuperação de versões anteriores
- Identificação de alterações (autor, data, hora)
- Registo completo de ações sobre o documento (carregamento, partilha, atualização, eliminação)
Este controlo é fundamental para auditoria, rastreabilidade e conformidade documental.
Aprovação de documentos por hierarquia ou fluxo
O módulo inclui a funcionalidade de fluxos de aprovação, permitindo configurar regras de validação com base em hierarquias ou critérios pré-definidos.
Exemplos de aplicação:
- Um contrato só é válido após aprovação do departamento jurídico
- Um documento técnico precisa da validação de um engenheiro responsável
- Um relatório financeiro exige a validação sequencial de três níveis de gestão
A configuração do fluxo inclui:
- Definição das etapas de aprovação
- Atribuição de utilizadores responsáveis por cada etapa
- Regras condicionais (por valor, tipo de documento, entidade associada)
- Notificações automáticas e registos de validação
Os documentos ficam com estado visível (ex: Pendente, Em Aprovação, Aprovado, Rejeitado) e só podem ser utilizados ou partilhados após aprovação, conforme definido.
Gestão de validade e abate documental
Cada documento pode ter um campo associado para definição de data de validade ou expiração, que serve para:
- Gestão de prazos legais ou contratuais
- Renovação de documentos periódicos (ex: seguros, licenças, certificações)
- Identificação de documentos caducados
- Automatização do abate documental conforme a política da empresa
O sistema permite:
- Alertas automáticos antes da expiração
- Criação de tarefas para revisão ou renovação
- Registo de abate e justificação
- Bloqueio de utilização de documentos vencidos, quando aplicável
Estas regras podem ser associadas a fluxos documentais ou processos internos.
Integração com outras áreas
O módulo DRIVE está integrado com todas as áreas do sistema:
- CRM (documentos associados a clientes, oportunidades, propostas)
- ERP (faturas, recibos, contratos, comprovativos)
- Produção (fichas técnicas, instruções de trabalho, relatórios de qualidade)
- RH (documentação de colaboradores, contratos de trabalho)
- Suporte (documentação técnica, registos de assistência)
Os documentos podem ser automaticamente anexados a entidades e consultados diretamente a partir do registo onde foram inseridos.
Boas práticas de gestão documental
- Definir convenções de nomes para ficheiros e pastas
- Utilizar metadados e etiquetas para facilitar a pesquisa
- Criar modelos para documentos recorrentes
- Aplicar permissões específicas em documentos críticos
- Estabelecer regras de revisão periódica
- Utilizar a funcionalidade de aprovação sempre que o conteúdo exija validação formal
- Ativar alertas de validade em documentos com impacto legal ou operacional