O módulo de Agendamento do MASTERSOFTWARE® foi desenvolvido para permitir uma gestão estruturada e inteligente de slots de tempo, com base na disponibilidade de recursos, tipos de serviço e regras personalizadas de operação.

Esta funcionalidade é ideal para empresas que prestam serviços com hora marcada, realizam operações com equipas em campo, ou precisam de coordenar a utilização de equipamentos, salas, veículos ou colaboradores.

Finalidade do módulo de Agendamento

O objetivo do módulo é permitir:

  • A definição de regras de disponibilidade por recurso
  • A configuração de duração e intervalo dos serviços prestados
  • A reserva de slots em tempo real por utilizadores internos ou clientes
  • O controlo de conflitos, sobreposições e limites de marcações
  • A integração com processos, CRM, contratos ou tarefas

Tudo isto dentro de uma interface visual, intuitiva e acessível em qualquer dispositivo.

Estrutura de configuração

A configuração do módulo de agendamento é feita em três níveis principais:

  1. Recursos – Entidades que prestam ou requerem agendamento. Pode tratar-se de uma pessoa (técnico, consultor), um bem (veículo, sala, máquina) ou uma combinação dos dois.
  2. Serviços – Tipos de atendimento ou operação a agendar, com duração e regras específicas (ex: consulta técnica de 60 minutos, visita comercial de 30 minutos, intervenção em equipamentos de 90 minutos).
  3. Agenda – Interface onde são definidos os horários disponíveis, os dias úteis, as restrições e os calendários de cada recurso.

Cada combinação recurso/serviço é gerida como um slot individual.

Marcação de agendamentos

Para marcar um agendamento:

  1. Aceder ao módulo Agendamento
  2. Selecionar o tipo de serviço pretendido
  3. Escolher o recurso (automático ou manual)
  4. Verificar os slots disponíveis no calendário
  5. Confirmar a marcação com os dados do cliente, entidade ou processo associado

O sistema bloqueia automaticamente slots ocupados e impede marcações fora do horário permitido. Caso exista sobreposição, é gerado um alerta.

1Exemplos de aplicabilidade prática

Consultoria ou serviços técnicos:
Gestão de marcações para consultores ou técnicos, com distribuição por região, área de especialização ou produto.

Manutenção e assistência:
Agendamento de intervenções em equipamentos, com alocação de técnicos e viaturas conforme a disponibilidade e o tipo de tarefa.

Centros de formação ou clínicas:
Marcação de sessões com instrutores, médicos, terapeutas ou salas, com regras por serviço e capacidade máxima.

Comercial e pré-venda:
Reserva de reuniões com clientes ou leads, com base em agenda partilhada e disponibilidade da equipa.

Produção ou testes laboratoriais:
Organização de uso de máquinas, bancadas de testes ou salas técnicas com base em turnos e prioridades.

Integração com outros módulos

O agendamento está diretamente ligado aos restantes módulos da plataforma:

  • Pode ser criado a partir de um processo, CRM ou tarefa
  • Gera eventos no calendário dos utilizadores envolvidos
  • Pode ser vinculado a uma oportunidade, contrato ou ordem de trabalho
  • As marcações realizadas podem desencadear notificações, criação de relatórios ou tarefas futuras

Visão do calendário

O calendário pode ser apresentado por:

  • Dia, semana ou mês
  • Vista por recurso (um técnico ou máquina)
  • Vista por serviço
  • Vista agregada por equipa ou departamento

As marcações podem ser alteradas por arrastar (drag & drop), e os utilizadores com permissão podem reatribuir marcações em caso de imprevistos.

Boas práticas de agendamento

  • Definir com clareza os tipos de serviço e respetiva duração
  • Estabelecer limites de marcações por dia ou por recurso
  • Bloquear períodos de indisponibilidade com antecedência
  • Utilizar códigos de cor por tipo de serviço ou estado
  • Acompanhar indicadores de taxa de ocupação e ausência
  • Permitir reagendamento rápido com registo de histórico