Criar Grupo de Trabalho / Projeto
Grupos de trabalho são comunidades virtuais de utilizadores criadas para discutir e resolver problemas definidos, objetivos e tarefas diferentes.
Ao reunir utilizadores num projeto ou grupo de trabalho para colaboração e projetos, toda a comunicação e dados relacionados são organizados num único lugar. Além disso, todas as funcionalidades do grupo de trabalho estão disponíveis para utilizadores externos.
Como criar um grupo de trabalho (projeto)?
Vá para a secção Grupos de trabalho e clique em Criar.
Escolha o que deseja criar: Grupo de trabalho ou Projeto. Clique em Próximo.
Digite o nome do grupo e adicione a descrição. Escolha o tema visual e o ícone.
Na secção Parâmetros ampliados, encontrará configurações adicionais:
- Tags – palavras-chave que facilitam a busca por diferentes grupos (projetos) sobre temas disponíveis na pesquisa
- Características – pode selecionar as ferramentas que estarão disponíveis neste grupo de trabalho (por exemplo, tarefas, chat, calendário, etc.).
- Tipo de grupo de trabalho – marque esta opção se quiser publicar as notícias deste grupo no site. Mais informação.
- Utilizadores externos – pode permitir que utilizadores externos acedam ao grupo de trabalho.
Se estiver a usar o tipo de grupo Projeto, o campo Datas do projeto também será exibido.
Escolha o nível de privacidade do grupo. Clique em Próximo.
Especifique o proprietário e o moderador do grupo e convide utilizadores. Clique em Próximo.
Os utilizadores convidados receberão uma notificação convidando-os a participar do grupo.
Para ler mais detalhadamente sobre os tipos de grupos de trabalho (projetos), consulte o artigo Permissões de acesso em grupos de trabalho.
Pronto! Para alterar as configurações, inserir dados ou convidar funcionários para um grupo de trabalho existente (projeto), no menu superior direito, clique em Sobre o grupo de trabalho > clique em Ações. Selecione o elemento de menu desejado.
O nome, descrição, ícone e todas as configurações só podem ser alteradas pelo proprietário do grupo (projeto).
Diferença entre um grupo de trabalho e um projeto
Um projeto é um caso especial de um grupo de trabalho que possui datas específicas de início e fim.
A principal diferença é que o projeto tem as datas do projeto. Caso os prazos das tarefas criadas no projeto ultrapassem as datas do projeto, será gerado um erro.
A qualquer momento pode alterar um grupo de trabalho para o projeto e vice-versa – use o menu Sobre Grupo de Trabalho > Ações > Editar Grupo de Trabalho.
Se a data de vencimento de uma tarefa do projeto coincidir com a data de término deste projeto, o sistema poderá emitir um aviso e não criará a tarefa. Para resolver este caso, ao criar ou editar um projeto, precisa definir manualmente sua data de término inserindo um horário específico, por exemplo, 23h59.
Convidar utilizadores para o grupo de trabalho (projeto)
Pode convidar utilizadores tanto ao criar um grupo de trabalho (projeto) quanto num grupo já criado:
Se um grupo ou projeto existente estiver aberto e visível, qualquer funcionário poderá ingressar por conta própria.
Se um grupo ou projeto existente for privado ou secreto, somente os membros especificados na opção Os utilizadores podem convidar para o grupo de trabalho poderão convidar funcionários para o grupo (projeto)
Para convidar utilizadores, clique em Sobre o grupo de trabalho > Sobre o grupo de trabalho > clique em Ações > escolha a opção Convidar para o Grupo de Trabalho e especifique os utilizadores necessários.
Para gerir solicitações de outros funcionários para ingressar no grupo de trabalho/projeto, abra Ações > Solicitações de Adesão.
Confira as solicitações e escolha a opção necessária: Aprovar participação ou Recusar.
Para ver os convites enviados, abra Ações > Convites para o grupo de trabalho (projeto).
Aqui pode cancelar os convites não aceites. Verifique os convites e clique em Cancelar convites.
Quem pode criar o grupo de trabalho (projeto)?
Qualquer utilizador da sua conta de MASTERSOFTWARE pode criar um novo grupo de trabalho (projeto).
Na versão On Premise do MASTERSOFTWARE, a permissão para criar grupos e projetos é regulada na interface administrativa na aba Grupos do perfil do utilizador. Para isso, é usado o grupo de permissões Pode criar grupos de trabalho.
No MASTERSOFTWARE pode criar um número ilimitado de grupos de trabalho. Os grupos de trabalho existentes podem ser movidos para a Extranet ou arquivados.